1番大切 ビザ書類のやりとり


こんにちは!

行政書士として3年間働く中で本当にたくさんのことを学ばせていただいています。

経験則で学習したことは、頭から離れず自分の血肉となってくれることを実感する毎日です。


そんな中、ビザ専門で仕事をしていく中で、気づいたことがあります。

それは自らの業務効率化を図るためにタスクの棚卸しをした際に気づいたことです。


ご依頼いただいた仕事のうち、もっとも時間を使うべき、留意すべき業務は書類の作成ではありません。



何が大切かと言うと、、、

書類を過不足なく揃えることです!!!



こう気づいたんですね。ビザ書類を作成するためには、日本にくる申請人に用意いただく書類と、その申請人を受け入れる日本企業に用意いただく書類の2種類を同時進行で依頼していく必要があります。



この際によくあるのが、こんなミスだと思います。。。。


・押印いただきたい書類について連絡を忘れる

・初動での聞き取りが不足しており、後から用意すべき書類が出てきた

・申請許可率が低い案件のため追加でどうしても用意したい書類ができた


大体3つに分けられます。上記2つの件で依頼した行政書士からこういった連絡がシレッときた際には、「あ、うっかり忘れてたな?」と思ってください。


ただし、このうっかりが、ただのうっかりで済まないのが入管業務の繊細なところです。



そのミスで、更新ができない!?


例えば、ビザ更新が来週の火曜日で切れるとします。



実は行政書士(申請取次士)は入管予約が火曜と木曜にできるため、この2日間は何時間も並ぶ必要なく10~15分ほどでさくっと申請ができてしまうのです。



もしビザ期限最終日に書類を持って行って、不足しているものがあれば、最悪の場合受け取ってもらえずに、そのまま書類の用意が間に合わず期限が切れる。。。なんてことも可能性としてはあり得ます。



もちろん書類は受け取ってもらって、後日追加提出で話が済む場合は多いです。ご安心ください。


何が言いたいかというと、こういう簡単なミスで1人の人生を狂わせてしまうリスクがある仕事であるということです。

申請人、会社それぞれで明確に誤解のないように書類の依頼をする必要があります。

どんな書類がどこで手に入って、手配するのにどれくらいの時間がかかるかも必要であれば先方に伝えることがプロとして最大限行うべきことであると思います。

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