今回は前回の記事の最終版です！
前回は優秀な外国人について簡単にまとめてみました。
今回は「良い」採用理由書とは？について解説します。
実はビザ申請の提出書類の中には採用理由書というものは入っておりません。
任意提出書類と言われており、簡単に言うと出しても、出さなくてもいい書類ということです。
【審査官は忙しい！】
ではなぜ、この書類が重要なのか？
それは担当審査官に提出する書類の見方をリードできるからです。
東京都品川区にある入国管理局だと、2時間、3時間待ちは当たり前です。
本当に多くの外国人が列をなして自分の順番を待っているのです。
毎日何百以上とくる案件の審査には膨大な時間がかかります。
多い時には一件の申請で10数枚を超える書類に目を通す必要もあります。
もし、提出した書類に誤解を持たれたら。間違った読み方をされてしまったら。
提出してしまうと、審査官からの質問が来ない限り、説明するすべがありません。
何より疑問を持たれていることを知るよしもないですからね。
だからこそ、全ての提出書類をわかりやすくみてもらうための採用理由書が重要になってくるのです。
この書類は会社がいかに外国人を必要としているかを説明する資料です。
雇用後の育成プランや、担当予定の業務内容、時には1日の就業スケジュールなどを資料として出しながら、説明した方がいいケースもあります。
これがもし、採用理由書なしで提出していたら、「なんでわざわざこんな書類出してきたんだろう？」と疑問を持たれてしまいかねません。
申請取次士はこの書類にかなりの力を入れて書きます。
僕自身、会社へ電話したり直接会いに行ったりして、1時間以上は会社の業務内容などの聞き取りをして書いていきます。
少なくとも4000字は容易に超えます。会社の提出資料を最大限効率的にアピールさせることが重要なので、申請業務の9割はここに時間を割いています。
新しい職種に対応する場合は、業界研究も必要になります。
世間という外枠から会社内部の現場まで全てを把握した上で書類をつくることが、僕たちの仕事です。
お堅い職業に見えて、実は結構クリエイティブなんです。
話が逸れてしまいましたが、良い採用理由書とは、以下のようにまとめられます。
・会社が外国人を雇用する理由が明記されている。
・外国人の中でもなぜ、彼/彼女なのかが記載されている。
・彼/彼女を雇うことで会社にどんなメリットがあるかが記載されている。
・彼/彼女をどのように育成していくかが記載されている。
・会社が外国人を受け入れても問題ない売り上げを上げていることがアピールできている。
少なくともこれくらいの内容については押さえておく必要があると思います。
もし、新しい外国人の雇用をご検討されている方で、採用理由書の作成にご興味を持たれましたら、ご相談お待ちしております :)